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このページは、スタッフ向けの「通信 FAQ」利用案内です。
お客様からの問合せに対して、できるだけ早く、正確に、過去の蓄積を活かして回答するための補助ツールとしてご利用ください。
このシステムをより良いものにしていくため、使いにくかった点や「こうなれば便利」というご要望がありましたら、ぜひお知らせください。
現場で実際に使う皆さまのご意見が、FAQの改善や回答精度の向上につながります。下のボタンから、明洋のシステム担当者へ送信できます。
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1. このFAQシステムでできること
このFAQシステムは、登録されている過去データや資料をもとに、質問内容に近い情報を探し、AIを利用して回答をまとめる仕組みです。
- 過去のBBSデータから関連情報を探す
- WebDiskにアップされたWord、Excel、PDFの内容から関連情報を探す
- 検索データに通信教育部のサイトデータを追加（2026/5/4）
- 複数の候補の中から、質問に近い内容をAIが整理して回答する
- 必要に応じて「参照した根拠」を見ながら確認する
ポイント：
このシステムは「登録された資料の中から、質問に近い情報を探して答える」仕組みです。
そのため、質問の入れ方を少し工夫すると、より的確な回答が得られます。
2. システムの基本の考え方
このシステムには、主に次の情報が蓄積されています。
- 約2年分のBBSデータ
- WebDiskにアップしたWord、Excel、PDF
データの更新は、１日１回です。BBSに登録したデータは、明日には回答に利用できます。
AIはこれらをそのまま全部暗記しているのではなく、質問に対して関係がありそうな情報を探し、その内容をもとに回答を作ります。
したがって、資料の中に同じような内容が複数ある場合や、年度によって取扱いが違う場合は、質問文に条件を加えることで精度が上がります。
例：
「申請期限は？」よりも、
「2026年度の申請期限は？」
「2026年3月卒業予定者の申請期限は？」
の方が、意図した答えに近づきやすくなります。
3. 基本的な使い方
3-1. まずは自然な文章で質問する
まずは、普段の電話対応に近い言い方で質問してください。
例：
・学費の延納の締切はいつですか？
・卒業に必要な条件を教えてください。
・2026年度の履修登録期間はいつですか？
・証明書の申請方法を教えてください。
3-2. うまく出ない時は条件を足す
回答が広すぎる、違う内容が出る、古い内容が混ざる場合は、質問の中に条件を追加してください。
- 年度を入れる → 「2026」「2025年度」
- 対象者を入れる → 「新入生」「卒業予定者」「科目等履修生」
- 内容を具体化する → 「申請期限」「提出方法」「必要書類」
特に重要：
2年分のデータがあるため、年度で内容が変わるものは、「2026」などの年を質問に入れると回答精度が上がりやすくなります。
3-3. 言い換えて試す
1回で狙い通りの答えが出ない場合は、同じ意味で少し言い換えると見つかることがあります。
例：
「願書はいつまで？」
↓
「2026年度の出願締切はいつですか？」
「休学の手続きは？」
↓
「休学申請の方法と期限を教えてください。」
4. 上手な質問のコツ
4-1. 年度や時期を入れる
日付・期限・申請・学年進行など、時期で変わる内容には年度や年月を入れてください。
よい例：
・2026年度の履修登録期間は？
・2026年4月入学生の手続き期限は？
・2026年3月時点での学籍更新の扱いは？
4-2. 何を知りたいかをはっきり入れる
「これについて教えて」よりも、知りたい項目を明確にした方が精度が上がります。
- 期限を知りたい → 「締切」「期限」
- やり方を知りたい → 「方法」「手順」
- 必要な物を知りたい → 「必要書類」「必要なもの」
- 対象者を知りたい → 「誰が対象」「対象者」
4-3. 長すぎる説明より、要点を入れる
事情を長く書くよりも、要点を整理して聞いた方が探しやすい場合があります。
おすすめの形：
「2026年度の ○○ の申請期限は？」
「○○ の手続き方法と必要書類を教えてください」
「卒業予定者向けの ○○ の案内はありますか？」
5. 回答を見るときの注意
- AIの回答は便利ですが、最終確認は必ず必要です。
- 年度違いの内容が混ざる可能性があるため、時期に関する回答は特に注意してください。
- 重要な案内・期限・制度変更は、必要に応じて元資料や「参照した根拠」を確認してください。
- 質問が曖昧だと、近い別件が出ることがあります。
大切な見方：
「答えをそのまま使う」だけでなく、回答の方向性をつかみ、必要なら根拠を確認するという使い方が安全です。
6. 質問例
6-1. 期限を知りたい時
・2026年度の履修登録期限はいつですか？
・2026年3月卒業予定者の手続き期限を教えてください。
・学費延納の申請締切はいつですか？
6-2. 方法を知りたい時
・証明書の申請方法を教えてください。
・休学の手続き方法を教えてください。
・Webでの申請手順はありますか？
6-3. 条件や対象を知りたい時
・卒業要件を教えてください。
・この制度の対象者は誰ですか？
・新入生向けの案内はありますか？
6-4. うまく出ない時の言い換え例
「申請はいつまで？」
↓
「2026年度の○○申請の締切はいつですか？」
「必要なものは？」
↓
「○○申請に必要な書類を教えてください。」
「やり方は？」
↓
「○○の申込方法を教えてください。」
7. このFAQが得意なこと・苦手なこと
得意なこと
- 過去のBBSや資料の中から、質問に近い内容を探すこと
- 同じテーマの情報をまとめて、読みやすい形にすること
- 資料名や本文に含まれる言葉から近い情報を見つけること
苦手なこと
- 資料に存在しない内容を正確に答えること
- 年度や条件が曖昧なまま、唯一の正解を出すこと
- 制度改定直後で、資料反映前の最新内容を保証すること
8. まとめ
このFAQは、過去のBBSやWebDisk上の資料を活用して、回答候補を早く探すための支援ツールです。
- まずは自然に質問する
- 必要に応じて「2026」などの年度を入れる
- 期限・方法・対象など、知りたい点を具体化する
- 重要な回答は根拠も確認する
特に、2年分のデータがあるため、年度を質問に入れることはとても有効です。
うまく使うことで、電話応対のスピードと正確性の向上が期待できます。